Kátia curou-se de um câncer de mama depois de um tratamento no Hospital das Clínicas e percebeu que era hora de retribuir. Ricardo, pai de uma estudante de medicina na UFMG, tem ciência do trabalho sério desenvolvido pela área de saúde da Universidade e também contribuiu. Uma turma de 150 médicos graduados no início do ano passado decidiu destinar o excedente arrecadado pela comissão de formatura para a campanha de financiamento coletivo Colabore Hospitais UFMG.

Sem a solidariedade de pessoas como Kátia Schulthais, Ricardo José Ramos e os jovens médicos da UFMG, a iniciativa criada para apoiar o Hospital das Clínicas (HC), o Hospital Risoleta Neves (HRTN) e a Unidade de Pronto Atendimento (UPA) Centro-sul a se instrumentalizarem para enfrentar a pandemia de Covid-19 não teria ido adiante. No entanto, o sucesso de uma campanha desse porte também depende de um trabalho, por vezes discreto e silencioso, no campo da gestão, atribuição que coube a uma equipe coordenada pela Pró-reitoria de Planejamento (Proplan), com suporte da Diretoria de Cooperação Institucional (Copi).

“Foi um trabalho que nos mobilizou muito. Concebemos o projeto da campanha, recebemos as doações, acompanhamos a gestão dos recursos na Fundep, organizamos as compras com base nas listas enviadas pelos hospitais, enfim, montamos uma estrutura para fazer toda essa gestão”, resume o professor Maurício Freire, pró-reitor de Planejamento.

A campanha, lançada no dia 24 de março, em parceria com o Instituto dos Advogados de Minas Gerais (IAMG) e com a Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa (Fundep), havia arrecadado, até 14 de maio, quase R$ 600 mil de pessoas físicas e instituições. Além disso, recebeu mais R$ 4 milhões resultantes de ação judicial movida contra a Vale relacionada às consequências do rompimento da barragem de Córrego do Feijão, em Brumadinho. A Assembleia Legislativa de Minas Gerais (ALMG) e o Sindicato dos Professores de Universidades Federais de Belo Horizonte, Montes Claros e Ouro Branco (Apubh) foram outras instituições que fizeram aportes expressivos.

Os recursos estão sendo usados na compra de aparelhos de raios-x, ventiladores pulmonares e peças de reposição, computadores, produtos de limpeza e desinfecção, equipamentos de proteção individual, como máscaras, luvas e aventais. Uma das aquisições viabilizadas com recursos liberados pela Justiça foi um raio-x móvel digital para o HC, equipamento que possibilita a geração de imagens digitais instantâneas, beneficiando pacientes que não podem se locomover até a unidade de diagnóstico por imagem.

Em sintonia
A Proplan trabalhou articulada com outras pró-reitorias durante a crise do coronavírus. Com a Pró-reitoria de Assuntos Estudantis (Prae), o foco foi a liberação das três parcelas do auxílio complementar para estudantes assistidos. Com a Pró-reitoria de Pesquisa (PRPq), formatou-se uma proposta que resultou na liberação de R$ 21,5 milhões pela Secretaria de Ensino Superior (Sesu) do Ministério da Educação para financiar projetos de enfrentamento à Covid-19.

“Recebemos da Sesu um comunicado na noite do dia 18 de março informando sobre a disponibilidade dos recursos, mas teríamos que apresentar a proposta no início da tarde do dia seguinte”, recorda-se Maurício Freire. Foi montada, então, uma operação para garantir que a proposta da UFMG chegasse à Sesu em tempo hábil. Foi tudo muito rápido, mas não houve improviso. “Isso só foi possível graças à competência dos pesquisadores da UFMG e ao fato de a equipe da PRPq já reunir um conjunto de projetos previamente mapeados”, explica o pró-reitor.

Ainda no início da crise do coronavírus, a equipe da Proplan também trabalhou – em articulação com a Copi e com as unidades acadêmicas – na alocação dos R$ 4,36 milhões provenientes de emendas parlamentares. Segundo Maurício Freire, esse dinheiro é direcionado a projetos escolhidos por parlamentares da bancada mineira no Congresso Nacional. “Há, por exemplo, projetos de apicultura na Escola de Veterinária e de uma subestação de energia para o campus Montes Claros”, afirma o pró-reitor.

Na última semana de abril, a Proplan encaminhou cinco projetos referentes a outro edital aberto pela Sesu. Dois deles são prioritários: melhoria da infraestrutura de educação a distância e o Oasis, que busca a eficiência energética, elaborado pela Pró-reitoria de Administração.

Transição sem atropelo
A passagem do trabalho presencial para o remoto consumiu três semanas de preparação, relata o pró-reitor Maurício Freire. Um exemplo de transição coordenada foi o processamento da folha de pagamento. “Fomos migrando aos poucos, até termos certeza de que o processo estava operante e seguro”, afirma ele, acrescentando que certas operações – como as de orçamento, convênios e prestação de contas – são executadas em regime semipresencial.

Uma das primeiras providências tomadas pela Proplan logo após a UFMG adotar o trabalho remoto foi afastar imediatamente do trabalho presencial os servidores do grupo de risco (pessoas com mais de 60 anos e/ou com doenças preexistentes) e aquelas com filhos em idade escolar, o que representa, nos cálculos de Freire, cerca de 20% do quadro de pessoal da Pró-reitoria.

Durante a transição, a equipe fez uma análise detalhada dos processos mais complexos e sensíveis em relação a fluxo, segurança de dados e confiabilidade. “Precisávamos verificar com clareza o que era possível fazer remotamente ou não”, justifica o pró-reitor. Ele informa que, com base nessa avaliação, ficou decidido que o atendimento presencial seria realizado, durante duas semanas, em sistema de rodízio em todos os setores até a transferência da maioria dos processos para o regime remoto.

Uma nova lógica de organização – de caráter mais transversal – se impôs com o trabalho a distância. “Antes, os grupos criados nos aplicativos de mensagens eram setoriais. Agora, isso se dá por temas como assistência estudantil e convênios”, informa o pró-reitor.

Alguns processos físicos, que dependem de assinaturas e despachos presenciais, exigem que alguns servidores mantenham frequência regular no prédio da Reitoria. Assim, foi montada uma escala de revezamento, de modo que cada setor possa contar diariamente com pelo menos um profissional in loco.

De acordo com Maurício Freire, o desafio é continuar refinando processos de comunicação e decisões tomadas a distância, sobretudo aquelas que eram muito dependentes da presença física. “Trabalho remoto não significa apenas usar formas de comunicação não presenciais. É necessário rever processos, sistemas e fluxos decisórios. Essas semanas de preparação e o próprio esforço anterior para implantação do SEI [Sistema Eletrônico de Informações, que possibilita a tramitação on-line de documentos] foram fundamentais para que essa transição se desse da forma mais tranquila possível”, conclui o pró-reitor. 

[Esta é a sexta matéria da série sobre as ações desenvolvidas por pró-reitorias e diretorias em meio à suspensão das atividades presenciais provocada pela pandemia do coronavírus. Nos próximos dias, serão focalizadas as pró-reitorias de Administração e Recursos Humanos, além da Coordenadoria de Transferência e Inovação Tecnológica e as diretorias de Ação Cultural e Relações Internacionais. Já foram publicados relatos sobre as atividades das pró-reitorias de Pesquisa, Pós-graduação, Extensão, Assuntos Estudantis e Graduação.]