Institucional

UFMG adota sistema eletrônico para tramitação de documentos

Iniciativa vai prover agilidade, transparência e segurança aos processos, com garantia de sigilo e acesso remoto

Seminário reuniu a comunidade universitária no auditório da Reitoria
Seminário reuniu a comunidade universitária no auditório da Reitoria Foca Lisboa / UFMG

A UFMG está implantando o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta que dá suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos. O objetivo é garantir mais celeridade e transparência aos processos da Universidade, além da enorme economia de papel. O SEI foi apresentado na manhã desta terça, 25, à comunidade da UFMG, no auditório da Reitoria, campus Pampulha.

O novo sistema, desenvolvido pelo Tribunal Federal da 4ª Região, e já implantando com sucesso por órgãos da administração pública, rompe com a tramitação linear tradicional e pode envolver unidades diversas, simultaneamente. O SEI possibilita assinatura (por meio de login), acompanhamento remoto e determinação de sigilo para os processos.

Márcia Machado:
Márcia Machado: iniciativa alinhada a planejamento estratégico  Foca Lisboa / UFMG

“A Universidade vai se beneficiar muito dessa iniciativa, destinada a acelerar e dar mais segurança aos processos. Além disso, a adoção do SEI segue o planejamento estratégico da UFMG, que prevê melhorias geradas por soluções de tecnologias de informação e comunicação”, afirma a pró-reitora de Recursos Humanos, Maria Márcia Machado. Os processos vinculados à Pró-reitoria, em razão de sua capilaridade e de sua visibilidade potencial, serão os primeiros a migrar para o novo sistema.

No próximo mês, serão realizados testes de utilização do sistema, e, em agosto, alguns processos já circularão no novo formato. Dez turmas de servidores dos setores de pessoal, das secretarias gerais e de departamentos farão, na próxima semana (1 a 5 de julho), treinamento com duração de quatro horas.

Intuitivo e compatível
A implantação do Sistema Eletrônico de Informações é coordenada por comitê formado pelos titulares da Chefia do Gabinete da Reitora, das pró-reitorias de Planejamento e de Recursos Humanos, da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) e da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq). Uma comissão técnica foi instituída pelo comitê e, sob a coordenação da vice-diretora do Cecom, está trabalhando na implantação do SEI. Esse processo inclui a preparação dos formulários e documentos que deverão estar disponíveis em meio digital, com a colaboração de integrantes dos três departamentos da PRORH (DAP, DRH e Dast), destacados para cuidar da transição.

O SEI, considerado bastante intuitivo, funciona integralmente no ambiente web. É compatível com os principais sistemas operacionais e navegadores e pode ser acessado por meio de tablets e smartphones. Algumas de suas funcionalidades são controle de prazos, produção de estatísticas, geração de base de conhecimento e modelos de documentos.

A adoção do SEI é consistente com o Decreto 8.539, de 2015, que estabelece o uso de meio eletrônico para tramitação de documentos nos órgãos da União. O sistema foi escolhido como solução no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).

Outras informações estão disponíveis na página do SEI. A apresentação desta terça-feira pode ser assistida no canal da Coordenadoria de Assuntos Comunitários (CAC) no YouTube: