A custódia dos documentos de arquivo é um tema de pesquisa. Esses documentos são acumulados por indivíduos ou instituições. No nosso dia a dia, escrevemos e recebemos cartas ou e-mails, preservamos comprovantes da nossa trajetória escolar ou de trabalho, assim como produzimos fotografias e guardamos recibos das contas pagas. Eventualmente, colecionamos objetos, como selos, postais, pinturas, entre outros. O mesmo ocorre com as instituições, mas de forma ainda mais intensa. As administrações públicas federais, estaduais e municipais, ou as empresas e associações, acumulam conjuntos gigantescos de documentos, em papel ou em meio digital.

A legislação brasileira prevê que esses documentos sejam avaliados e, quando considerados relevantes do ponto de vista histórico e cultural, sejam preservados para sempre. As leis também preveem que os arquivos privados (institucionais ou pessoais), quando considerados de interesse público e social, sejam preservados. Geralmente, imagina-se que apenas os arquivos públicos custodiem essa documentação. Isso, de fato, ocorre, embora aquém do desejado, pois a maior parte da documentação arquivística contemporânea ainda não foi avaliada, como, por sinal, ocorre na UFMG.

Outro aspecto que merece ser sublinhado é que, além dos arquivos públicos, há uma série de outras instituições que têm cumprido a função de preservar acervos arquivísticos. Há, por exemplo, memoriais, fundações e institutos com a custódia de arquivos pessoais de presidentes da república, considerados legalmente como de interesse público e social. Há, também, centros de memória e de documentação, academias de letras e institutos históricos custodiando numerosos acervos arquivísticos de valor histórico e cultural.

No rol dessas instituições, cabe ainda destacar as bibliotecas e os museus. Vários acervos dessas instituições são, na verdade, arquivos pessoais de cientistas, escritores ou empresários, ou acervos de antigas empresas que deixaram de existir. Eis um exemplo da importância de pensar em rede, como espaços de discussão e qualificação do trabalho técnico. A formação de redes de instituições que custodiam acervos arquivísticos de guarda permanente – independentemente da forma como são nomeadas – auxiliará, sem dúvida, na superação de lacunas do sistema nacional de arquivos, quase nunca efetivamente implementado.

Enfim, arquivos, museus e bibliotecas – além das outras instituições acima mencionadas – têm muito a compartilhar.